なくならない電話・紙・FAX。AIと自動化で「ちょっとだけ」減らす現場目線の工夫

2026年7月5日

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医療の現場には、電話・紙・FAXが、いまだにしっかり残っています。「もうそろそろ無くなるだろう」と言われ続けて、なぜか無くならない。これは、どの施設でも共通して見られる課題だと思います。

無くならないのには理由があります。相手のあること、決まりごと、慣れ。そう簡単に変えられないものばかりです。だから今日の話は「全部なくそう」ではなく、ちょっとだけ手間を減らすという、現実的な切り口です。

「なくす」より「減らす・ラクにする」

電話も紙もFAXも、いきなりゼロにするのは現実的ではありません。相手側の事情もあるからです。

そこで考え方を変えます。無くすのが無理でも、それにかかる自分の手間は減らせることが多いんです。「やめる」ではなく「ラクにする」。ここなら、自分の裁量で今日から手をつけられます。

どこに時間を取られているかを書き出す

最初にやるとよいのは、「同じことを何度もやっている作業」を書き出すことです。

毎回ほぼ同じ内容を書いている文書や返信
紙の内容を、結局あとで手で入力し直しているもの
決まった相手に、決まったタイミングでかけている連絡

こうして並べると、「これは型にできそう」というものが見えてきます。繰り返しが多いものほど、自動化やAIと相性がいいからです。

実例①：電話の伝言メモを「型」にする

電話そのものは無くせなくても、電話のあとの手間は減らせます。たとえば伝言メモ。走り書きのメモを毎回清書しているなら、先に「型」を作っておくと一気にラクになります。

ChatGPTやClaudeに、こう頼んでみてください。

医療現場で使う「電話の伝言メモ」のテンプレートを作ってください。
・受けた日時／相手／用件／こちらの対応／折り返しの要否 が一目で分かる形
・あとから見た人が迷わないよう、記入例のヒントも添える
・特定の施設向けではなく、どこでも使える一般的な様式で

出てきた型を印刷して電話の横に置くだけでも、「聞き漏らし→かけ直し」という二度手間が減ります。実際の通話内容をAIに入れる必要はありません。作るのは空欄の型だけです。

実例②：FAXや文書の定型文をたたき台にする

FAXの送付状や、決まった相手への依頼文。ほぼ同じ文面を毎回手で書いているなら、たたき台づくりはAIの得意分野です。

医療機関どうしのやり取りで使う、FAX送付状の定型文を3パターン作ってください。
・「検査依頼の書類送付」「書類の再送」「送付内容の確認のお願い」の3場面
・丁寧だが簡潔に、それぞれ5行以内
・宛先や具体的な内容は【　】の空欄にしておく

空欄つきの定型文を一度作って手元に置いておけば、あとは【　】を埋めるだけ。ここでも、患者情報や実際の文書はAIに渡していません。

AIや自動化が手伝える「地味な部分」

まとめると、派手な仕組みは要りません。効くのはこういう地味な部分です。

定型の文章は、AIにたたき台を作らせて、自分は直すだけにする
バラバラの情報を、AIに表の形へ整理してもらう
繰り返しの単純作業を、決まった手順（型）としてまとめておく

どれも「電話・紙・FAXそのもの」を消すわけではありません。でも、その前後にぶら下がっている自分の手作業を軽くするだけで、体感はずいぶんラクになります。

注意：現場の中身は一般論に直してから

ひとつ大事な注意です。具体的な院内のやり方や、誰が分かるような話を、そのままAIに入れないこと。上の実例も、AIに渡しているのは「一般的な型を作って」というお願いだけです。私はいつも、「どの施設にも当てはまる一般的な作業」に直してから扱うようにしています。便利さと安全は、両立させてこそ続きます。